Fahrzeug-Dokumentenablage
Schluss mit der Suche nach Fahrzeugpapieren in E-Mails, Cloud-Ordnern und dem Handschuhfach.
Autozis gibt jedem Fahrzeug einen eigenen Dokumentenbereich. Benenne jedes Dokument, ergänze Notizen, hänge eine oder mehrere Dateien an und halte den Eintrag überall verfügbar, wo du Autozis nutzt.
Wie Fahrzeugdokumente organisiert sind
- Wählen Sie das Fahrzeug aus.Dokumente bleiben einem Fahrzeug zugeordnet.
- Geben Sie dem Dokument einen eindeutigen Namen.Verwenden Sie einen Titel, den Sie später wiedererkennen.
- Notizen hinzufügen.Behalten Sie den Kontext bei, z. B. einen Ablauf, einen Anbieter oder einen Grund für die Aufbewahrung der Datei.
- Hängen Sie die Dateien an.Ein Dokumentdatensatz kann mehrere hochgeladene Dateien enthalten.
- Aktualisieren Sie den Datensatz im Laufe der Zeit.Ersetzen Sie die Notizen oder fügen Sie bei Bedarf Anhänge hinzu oder entfernen Sie sie.
Dokumente, die Sie möglicherweise behalten möchten
Eigentum und Registrierung
Kopien des Fahrzeugscheins, der Kaufunterlagen oder anderer Eigentumsunterlagen.
Servicedokumente
Detaillierte Rechnungen, Inspektionsberichte, Garantieunterlagen oder technische Berichte.
Versicherungsakten
Unterstützende Versicherungsdokumente, die den strukturierten Versicherungs-Tracker ergänzen.
Referenzmaterial
Auszüge aus Handbüchern, Zubehörinformationen oder andere fahrzeugspezifische Dateien.
Laden Sie nur Dateien hoch, die Sie speichern dürfen, und vermeiden Sie unnötige vertrauliche Informationen.
Dokumente vs. Datensatzanhänge
Verwenden Sie den Dokumenten-Organizer für eigenständige Fahrzeugdateien, die Sie nach Namen durchsuchen möchten.Verwenden Sie einen Anhang zu Kraftstoff-, Lade-, Wartungs-, Spesen-, Reise- oder Versicherungsunterlagen, wenn die Datei direkt zu diesem Ereignis gehört.
Das Scannen von Belegen ist ein separater Workflow, der Werte aus unterstützten Belegen extrahiert, bevor der Beleg mit seinem strukturierten Datensatz aufbewahrt wird.Der allgemeine Dokumentenorganisator speichert und zeigt Dateien an, extrahiert deren Inhalte jedoch nicht automatisch.
Eigentumsregeln für gemeinsam genutzte Fahrzeuge
Berechtigte Benutzer können Fahrzeugpapiere einsehen.Ein Dokument kann vom Benutzer, der es erstellt hat, oder vom Fahrzeugbesitzer verwaltet werden, sodass bei der gemeinsamen Nutzung eines Fahrzeugs eine klare Kontrolle gewährleistet ist.
Verwandte Funktionen und Werkzeuge
- Versicherungs-Tracker – Bewahren Sie strukturierte Versicherungsdaten mit einem Versicherungsanhang auf.
- Fahrzeugfreigabe – Zugriffs- und Eigentumsgrenzen für freigegebene Dateien verstehen.
- Belegscannen – Extrahieren Sie Details aus unterstützten Belegen und hängen Sie das Quellbild an.
- Digitales Fahrzeuglogbuch – Bewahren Sie Ereignisaufzeichnungen und Dokumente in einem Fahrzeugverwaltungssystem auf.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich einem Fahrzeugdokument mehr als eine Datei anhängen?
Ja.Jeder Fahrzeugdokumentdatensatz kann mehrere Dateianhänge enthalten.
Kann ich einem Dokument Notizen hinzufügen?
Ja.Jedes Dokument verfügt über einen erforderlichen Namen und einen optionalen Notizbereich für nützlichen Kontext.
Scannt oder extrahiert der Dokumenten-Organizer Dateiinhalte?
Nein. Der allgemeine Dokumentenorganisator speichert hochgeladene Dateien und zeigt sie an.Das Scannen von Belegen ist die separate Funktion, die Werte aus unterstützten Belegen extrahiert.
Wer kann ein Dokument zu einem geteilten Fahrzeug bearbeiten?
Der Benutzer, der das Dokument erstellt hat, oder der Fahrzeughalter können es verwalten.Andere berechtigte Benutzer können die Fahrzeugpapiere einsehen.
Soll ich Originaldokumente hochladen?
Bewahren Sie die Originale überall dort auf, wo die ausstellende Behörde dies verlangt.Autozis kann eine praktische digitale Kopie enthalten, ersetzt jedoch kein offizielles Original oder eine beglaubigte Aufzeichnung.
Wichtigen Fahrzeugdateien einen festen Platz geben
Füge die Dokumente hinzu, die du am häufigsten brauchst, benenne sie klar und bewahre zugehörige Notizen und Dateien beim richtigen Fahrzeug auf.