Organizador de documentos del vehículo
Deja de buscar los papeles del vehículo en el correo, las carpetas en la nube y la guantera.
Autozis ofrece a cada vehículo una zona de documentos específica. Da nombre a cada documento, añade notas, adjunta uno o varios archivos y conserva el registro disponible donde utilices Autozis.
Cómo se organizan los documentos del vehículo
- Seleccione el vehículo.Los documentos permanecen asociados a un vehículo.
- Asigne un nombre claro al documento.Utilice un título que reconocerá más adelante.
- Agregar notas.Conserve el contexto, como vencimiento, proveedor o motivo para conservar el archivo.
- Adjunte los archivos.Un registro de documento puede contener varios archivos cargados.
- Actualiza el registro con el tiempo.Reemplace las notas o agregue y elimine archivos adjuntos cuando sea necesario.
Documentos que quizás desee conservar
Propiedad y registro
Copias del registro del vehículo, documentación de compra u otros registros de propiedad.
Documentos de servicio
Facturas detalladas, informes de inspección, documentación de garantía o informes técnicos.
Archivos de seguros
Documentos de póliza de respaldo que complementan el rastreador de seguros estructurado.
Material de referencia
Extractos de manuales, información de accesorios u otros archivos específicos del vehículo.
Cargue únicamente los archivos que tenga permitido almacenar y evite información confidencial innecesaria.
Documentos vs registros adjuntos
Utilice el organizador de documentos para archivos de vehículos independientes que desee buscar por nombre.Utilice un archivo adjunto sobre un registro de combustible, carga, mantenimiento, gasto, viaje o seguro cuando el archivo pertenezca directamente a ese evento.
El escaneo de recibos es un flujo de trabajo independiente que extrae valores de los recibos admitidos antes de conservar el recibo con su registro estructurado.El organizador general de documentos almacena y muestra archivos, pero no extrae automáticamente su contenido.
Normas de propiedad de vehículos compartidos
Los usuarios permitidos pueden ver los documentos del vehículo.Un documento puede ser gestionado por el usuario que lo creó o por el propietario del vehículo, manteniendo un control claro cuando se comparte un vehículo.
Funciones y herramientas relacionadas
- Rastreador de seguros de automóvil: mantenga datos de pólizas estructurados con un archivo adjunto de seguro.
- Vehículo compartido: comprenda los límites de acceso y propiedad de los archivos compartidos.
- Escaneo de recibos: extraiga detalles de los recibos admitidos y adjunte la imagen de origen.
- Libro de registro digital del vehículo: mantenga registros y documentos de eventos dentro de un sistema de gestión de vehículos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo adjuntar más de un archivo a un documento de vehículo?
Sí.Cada registro de documento de vehículo puede contener varios archivos adjuntos.
¿Puedo agregar notas a un documento?
Sí.Cada documento tiene un nombre obligatorio y un área de notas opcional para un contexto útil.
¿El organizador de documentos escanea o extrae el contenido del archivo?
No. El organizador general de documentos almacena y muestra los archivos cargados.El escaneo de recibos es una función independiente que extrae valores de los recibos admitidos.
¿Quién puede editar un documento en un vehículo compartido?
El usuario que creó el documento o el propietario del vehículo pueden gestionarlo.Otros usuarios permitidos pueden ver los documentos del vehículo.
¿Debo cargar documentos legales originales?
Conserve los originales donde la autoridad emisora lo requiera.Autozis puede contener una copia digital conveniente, pero no reemplaza un registro original o certificado oficial.
Dale un lugar permanente a los archivos importantes del vehículo
Añade los documentos que consultas con más frecuencia, ponles nombres claros y conserva juntas las notas y los archivos relacionados bajo el vehículo correcto.