Organisateur de documents du véhicule
Ne cherchez plus les papiers du véhicule dans vos e-mails, vos dossiers cloud ou votre boîte à gants.
Autozis offre à chaque véhicule un espace documentaire dédié. Nommez chaque document, ajoutez des notes, joignez un ou plusieurs fichiers et gardez le dossier accessible partout où vous utilisez Autozis.
Comment les documents du véhicule sont organisés
- Sélectionnez le véhicule.Les documents restent associés à un seul véhicule.
- Donnez un nom clair au document.Utilisez un titre que vous reconnaîtrez plus tard.
- Ajouter des notes.Préservez le contexte tel qu’une expiration, un fournisseur ou la raison de la conservation du fichier.
- Joindre les fichiers.Un enregistrement de document peut contenir plusieurs fichiers téléchargés.
- Mettre à jour l'enregistrement au fil du temps.Remplacez les notes ou ajoutez et supprimez des pièces jointes si nécessaire.
Documents que vous souhaiterez peut-être conserver
Propriété et enregistrement
Copies de l'immatriculation du véhicule, des documents d'achat ou d'autres documents de propriété.
Documents de service
Factures détaillées, rapports d'inspection, documents de garantie ou rapports techniques.
Dossiers d'assurance
Documents de police à l’appui qui complètent le suivi de l’assurance structurée.
Matériel de référence
Extraits de manuels, informations sur les accessoires ou autres fichiers spécifiques au véhicule.
Téléchargez uniquement les fichiers que vous êtes autorisé à stocker et évitez les informations sensibles inutiles.
Documents et pièces jointes
Utilisez l'organiseur de documents pour les fichiers de véhicules autonomes que vous souhaitez parcourir par nom.Utilisez une pièce jointe sur un dossier de carburant, de recharge, d'entretien, de dépense, de voyage ou d'assurance lorsque le fichier appartient directement à cet événement.
La numérisation des reçus est un flux de travail distinct qui extrait les valeurs des reçus pris en charge avant de conserver le reçu avec son enregistrement structuré.L'organiseur général de documents stocke et affiche les fichiers mais n'extrait pas automatiquement leur contenu.
Règles de propriété sur les véhicules partagés
Les utilisateurs autorisés peuvent consulter les documents du véhicule.Un document peut être géré par l'utilisateur qui l'a créé ou par le propriétaire du véhicule, préservant ainsi un contrôle clair lorsqu'un véhicule est partagé.
Fonctionnalités et outils associés
- Suivi de l’assurance auto - conservez des données de police structurées avec une pièce jointe d'assurance.
- Partage de véhicules : comprenez les limites d'accès et de propriété des fichiers partagés.
- Numérisation des reçus : extrayez les détails des reçus pris en charge et joignez l'image source.
- Journal de bord numérique du véhicule : conservez les enregistrements et les documents des événements dans un seul système de gestion des véhicules.
Questions fréquentes
Puis-je joindre plusieurs fichiers à un document de véhicule ?
Oui.Chaque enregistrement de document de véhicule peut contenir plusieurs pièces jointes.
Puis-je ajouter des notes à un document ?
Oui.Chaque document a un nom obligatoire et une zone de notes facultative pour un contexte utile.
L'organiseur de documents analyse-t-il ou extrait-il le contenu des fichiers ?
Non. L'organiseur général de documents stocke et affiche les fichiers téléchargés.La numérisation des reçus est la fonctionnalité distincte qui extrait les valeurs des reçus pris en charge.
Qui peut modifier un document dans un véhicule partagé ?
L'utilisateur qui a créé le document ou le propriétaire du véhicule peut le gérer.Les autres utilisateurs autorisés peuvent consulter les documents du véhicule.
Dois-je télécharger les documents juridiques originaux ?
Conservez les originaux partout où l'autorité émettrice l'exige.Autozis peut conserver une copie numérique pratique, mais elle ne remplace pas un original officiel ou un enregistrement certifié.
Donner un domicile permanent aux fichiers importants
Ajoutez les documents que vous consultez le plus souvent, nommez-les clairement et gardez notes et fichiers associés sous le bon véhicule.